Accounting and staff hours
Read your revenue, expenses and profit with test-mode payments left out, export the ledger for your accountant, scan supplier invoices, see Stripe payouts, send sales, refunds and payouts to QuickBooks Online or Xero, and turn your team’s hours into an approved file for your payroll provider.
7 chapters · 3:50 · narrated in English · captions in English and French
Module 23 · 7 chapters · 3:50
Accounting and staff hours
Read your revenue, expenses and profit with test-mode payments left out, export the ledger for your accountant, scan supplier invoices, see Stripe payouts, send sales, refunds and payouts to QuickBooks Online or Xero, and turn your team’s hours into an approved file for your payroll provider.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 Revenue, expenses and the ledger
“Accounting” under Finance is on the Scale plan. It shows “Revenue”, “Expenses” and “Profit” for the dates you pick, and the “Ledger” of every money movement.
Sales and subscriptions count as revenue, refunds come off it, and costs count as expenses. Stripe’s fees are listed in the ledger too.
Set “From date” and “To date”, then “Export CSV” for your accountant: every entry in the range, oldest first, with refunds as negative amounts.
02 Test-mode payments
A card payment Stripe took in test mode moved no real money, so it is not revenue. An order paid only in test mode stays out of the totals, the “Ledger” and the export.
The top of the Ledger then says how many were left out. “Analytics” and the store overview leave them out too, and say how many.
An order paid partly with real money counts in full. Cash, e-Transfer and orders marked paid by hand are always real money.
03 Supplier invoices and payouts
On the “Invoices” tab, drop a supplier invoice on “Drop invoice here or click to upload”. Its vendor, date and total are read into your ledger.
Check what was read against the paper. A scanned invoice is listed in the ledger and the export, not added to your expenses.
“Payouts” lists the money Stripe sent to your bank. Open one to see every payment, refund and fee it covered.
04 Sync to QuickBooks or Xero
“Ledger sync”, in Accounting, sends each paid order, refund and Stripe payout to QuickBooks Online or Xero, once each. One ledger at a time.
Each ledger can be connected once BestWebby has switched it on. Until then its card says “Not available yet”, and nothing you do here changes that.
Once it is on, press Connect and sign in on Intuit’s or Xero’s own page. BestWebby never sees your password, and with two-factor on, you confirm with a code.
Under “Where the money goes”, check the suggested account for each row, such as “Sales”, “Refunds” and “Stripe fees”. Pick “Sync from”, then “Save and turn sync on”.
The “Sync log” shows each record as “Waiting”, “Posted” or “Not posted”, with your ledger’s own reason. “Retry” sends one again, and nothing is posted twice.
05 Set up HR & timesheets
“HR & timesheets”, also on Scale, keeps track of who worked when. It does not calculate or pay wages: your payroll provider does that.
Start in “Settings”. Choose your “Pay period”, check the “Time zone”, pick your “Payroll provider”, and press “Save settings”.
Then on “Staff”, press “Add person”. Link their “Team sign-in” and their “POS profile (PIN)”, so they can clock in on the till.
Add their “ID in your payroll provider”: it goes on the export, so your provider matches the hours to the right person.
06 Approve shifts and time off
Shifts clocked on the till arrive under “Shifts” as “Awaiting approval”. “Approve” them one at a time, or everything awaiting at once.
Someone forgot to clock out? “Correct shift” changes the times, and needs a “Reason for the change”: every change stays in the shift’s history.
Nobody approves their own shifts except the owner. Requests your team sends from the time clock wait under “Time off”: “Approve” or “Decline”.
07 Approve the period and export hours
When a pay period has ended, open “Timesheets”. Each person’s regular hours, hours over your overtime flags, and time off are added up.
Press “Approve period”. Its shifts are approved with it, and the period is locked.
Choose a file, such as “Hours summary (CSV, any provider)”, and press “Export hours”. Only approved hours are exported.
Once your provider has the hours, press “Mark as sent to payroll”. “Reopen” unlocks a period if you need to correct it. Next: your team.
Transcription en français
01 Revenus, dépenses et grand livre
« Accounting » sous Finance fait partie du forfait Scale. Il affiche « Revenue », « Expenses » et « Profit » pour les dates choisies, et le « Ledger » de chaque mouvement d’argent.
Les ventes et les abonnements comptent comme revenus, les remboursements s’en déduisent, et les coûts comptent comme dépenses. Les frais Stripe figurent aussi au grand livre.
Réglez « From date » et « To date », puis « Export CSV » pour votre comptable : chaque écriture de la période, de la plus ancienne, avec les remboursements en négatif.
02 Les paiements en mode test
Un paiement par carte pris par Stripe en mode test ne déplace aucun argent réel : ce n’est pas un revenu. Une commande payée ainsi est exclue des totaux, du « Ledger » et de l’export.
Le haut du grand livre indique alors combien ont été exclus. « Analytics » et l’aperçu de la boutique les excluent aussi, et disent combien.
Une commande payée en partie avec de l’argent réel compte en entier. L’argent comptant, le virement et les commandes marquées payées à la main sont toujours de l’argent réel.
03 Factures de fournisseurs et versements
Dans l’onglet « Invoices », déposez une facture de fournisseur sur « Drop invoice here or click to upload ». Son fournisseur, sa date et son total sont lus dans votre grand livre.
Comparez ce qui a été lu avec la facture. Une facture numérisée figure au grand livre et dans l’export, sans s’ajouter à vos dépenses.
« Payouts » liste l’argent que Stripe a versé à votre banque. Ouvrez-en un pour voir chaque paiement, remboursement et frais qu’il couvre.
04 Synchroniser avec QuickBooks ou Xero
« Ledger sync », dans Comptabilité, envoie chaque commande payée, remboursement et versement Stripe vers QuickBooks Online ou Xero, une seule fois. Un grand livre à la fois.
Chaque grand livre se connecte une fois que BestWebby l’a activé. D’ici là, sa carte affiche « Not available yet », et rien de ce que vous faites ici n’y change rien.
Une fois activé, appuyez sur Connect et connectez-vous sur la page d’Intuit ou de Xero. BestWebby ne voit jamais votre mot de passe; avec la double authentification, confirmez par un code.
Sous « Where the money goes », vérifiez le compte suggéré pour chaque ligne, comme « Sales », « Refunds » et « Stripe fees ». Choisissez « Sync from », puis « Save and turn sync on ».
Le « Sync log » montre chaque écriture comme « Waiting », « Posted » ou « Not posted », avec la raison de votre logiciel. « Retry » la renvoie, et rien n’est inscrit deux fois.
05 Configurer RH et feuilles de temps
« HR & timesheets », aussi dans Scale, garde la trace de qui a travaillé quand. Il ne calcule ni ne verse les salaires : votre fournisseur de paie s’en charge.
Commencez dans « Settings ». Choisissez votre « Pay period », vérifiez le « Time zone », choisissez votre « Payroll provider », et appuyez sur « Save settings ».
Puis dans « Staff », appuyez sur « Add person ». Liez son « Team sign-in » et son « POS profile (PIN) », pour pointer à la caisse.
Ajoutez son « ID in your payroll provider » : il figure dans l’export, pour que votre fournisseur associe les heures à la bonne personne.
06 Approuver quarts et congés
Les quarts pointés à la caisse arrivent sous « Shifts » en « Awaiting approval ». « Approve » un par un, ou tout ce qui attend d’un coup.
Quelqu’un a oublié de pointer? « Correct shift » modifie les heures et exige un « Reason for the change » : chaque changement reste dans l’historique du quart.
Personne n’approuve ses propres quarts, sauf le propriétaire. Les demandes envoyées depuis l’horodateur attendent sous « Time off » : « Approve » ou « Decline ».
07 Approuver la période et exporter les heures
Quand une période de paie est terminée, ouvrez « Timesheets ». Les heures normales de chacun, les heures au-delà de vos seuils et les congés y sont additionnés.
Appuyez sur « Approve period ». Ses quarts sont approuvés avec elle, et la période est verrouillée.
Choisissez un fichier, comme « Hours summary (CSV, any provider) », et appuyez sur « Export hours ». Seules les heures approuvées sont exportées.
Une fois les heures chez votre fournisseur, appuyez sur « Mark as sent to payroll ». « Reopen » déverrouille une période à corriger. À suivre : votre équipe.
Next on the path: Module 24, Your team, the audit log and blocked visitors.
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