Phone, WhatsApp and prepaid credit
What store phone numbers do as they roll out, how numbers, calls and texts are paid from prepaid credit, the official WhatsApp Business number with its templates and 24-hour window, a WhatsApp app number, and the separate credit for generated product scenes.
7 chapters · 3:42 · narrated in English · captions in English and French
Module 27 · 7 chapters · 3:42
Phone, WhatsApp and prepaid credit
What store phone numbers do as they roll out, how numbers, calls and texts are paid from prepaid credit, the official WhatsApp Business number with its templates and 24-hour window, a WhatsApp app number, and the separate credit for generated product scenes.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 Store phone numbers
Store phone numbers are rolling out. Until BestWebby’s phone service is connected, “Phone numbers” under Settings says “Phone numbers are not available on the platform yet.”
Once it is, numbers are on the Growth plan and above. They are what SMS marketing, the dialer and the call assistant use.
Under “Add a number”, choose the “Country”, the “Type”, such as “Local”, and an “Area code”, then press “Search” and “Choose”.
A number’s monthly fee is paid from your Phone & SMS credit, the first month straight away. “Release” gives a number up.
02 Call handling
“Call handling” decides what happens when a caller asks for a person. “Put callers through to” your own phone, or leave it empty for voicemail.
“Take voicemails” puts messages in your inbox with the caller’s number. “Record tele-sales calls” records only calls where the rep confirmed the notice.
To keep a number you already have, ask support to move it to your store. Do not cancel your current service until the move is done.
03 Phone & SMS credit
Numbers, calls and texts are paid from prepaid “Phone & SMS credit”. The page shows your “Available credit” and what each thing costs.
Any credit your plan includes each month is used before paid credit. The owner or an admin can “Add credit”, paid by card, with an invoice for every top-up.
“Automatic top-up” adds credit whenever it falls below the amount you choose. After three failed charges in a row, it turns itself off.
A “Low-balance email” warns you first. “Usage and top-ups” lists every movement, and “Export CSV” downloads it.
04 The official WhatsApp number
“WhatsApp” under Settings connects WhatsApp to your inbox, one way per store. The “Official WhatsApp Business number” is your own number on Meta’s platform, with templates.
While BestWebby is still setting it up with Meta, the card shows “Not available yet”. When it is ready, an owner or admin presses “Connect with Facebook”.
Pick or create a WhatsApp Business account and number, and confirm it with Meta’s code. Meta bills that account for messages, so add a payment method in WhatsApp Manager.
05 Templates and the 24-hour window
Within 24 hours of a customer’s last message you can reply freely. After that, or to start a conversation, only a template Meta approved can go.
Write templates in WhatsApp Manager and press “Sync from Meta”. On the customer’s page, choose “WhatsApp”, pick a template and fill in its blanks.
Templates go only to customers who opted in: they tick “Message me on WhatsApp” on your storefront, send START, or you press “Record opt-in” and say how and when.
The storefront box shows only while the official number is connected, and starts unticked. Anyone who sends STOP, or unticks it in their account, gets no more.
06 A WhatsApp app number
The other way links a WhatsApp app number, the way WhatsApp links a computer. Press “Add number”, then “Add & show code”.
On the phone, open WhatsApp, tap “Settings → Linked devices → Link a device” and scan the code. Once it shows “Connected”, chats reach your inbox.
07 Photo Studio credit
Image Studio has its own prepaid balance, under Settings. Generated lifestyle scenes and A/B variants are paid from it, at a price shown before you run one.
So is writing search text for photos once your daily allowance is used up. Enhance, watermark, shadow and the other photo tools never use it.
Under “Credit”, choose an amount to “Add” and pay by card. A failed image costs nothing. Next: catalogue rules, recalls and licence keys.
Transcription en français
01 Les numéros de la boutique
Les numéros sont en déploiement. Tant que le service de BestWebby n’est pas branché, « Phone numbers » sous Settings indique « Phone numbers are not available on the platform yet. »
Une fois branchés, les numéros font partie du forfait Growth et plus. Ce sont eux qu’utilisent le marketing par texto, le composeur et l’assistant d’appels.
Sous « Add a number », choisissez le « Country », le « Type », comme « Local », et un « Area code », puis appuyez sur « Search » et « Choose ».
Les frais mensuels d’un numéro sont payés par votre crédit Phone & SMS, le premier mois aussitôt. « Release » libère un numéro.
02 Le traitement des appels
« Call handling » décide de ce qui arrive quand un appelant demande une personne. « Put callers through to » votre téléphone, ou laissez vide pour la messagerie.
« Take voicemails » met les messages dans votre boîte avec le numéro de l’appelant. « Record tele-sales calls » n’enregistre que les appels où le représentant a confirmé l’avis.
Pour garder un numéro que vous avez déjà, demandez au soutien de le transférer. N’annulez pas votre service actuel avant la fin du transfert.
03 Le crédit Phone & SMS
Les numéros, appels et textos sont payés par le « Phone & SMS credit » prépayé. La page affiche votre « Available credit » et le coût de chaque chose.
Le crédit inclus chaque mois dans votre forfait est utilisé avant le crédit payé. Le propriétaire ou un administrateur peut « Add credit », par carte, avec une facture pour chaque recharge.
« Automatic top-up » ajoute du crédit chaque fois qu’il passe sous le montant choisi. Après trois débits refusés de suite, il se désactive.
Un « Low-balance email » vous avertit d’abord. « Usage and top-ups » liste chaque mouvement, et « Export CSV » le télécharge.
04 Le numéro WhatsApp officiel
« WhatsApp » dans les paramètres relie WhatsApp à votre boîte de réception, d’une seule façon par boutique. Le « Official WhatsApp Business number » est votre propre numéro chez Meta.
Tant que BestWebby le met en place avec Meta, la carte affiche « Not available yet ». Une fois prêt, le propriétaire ou un administrateur appuie sur « Connect with Facebook ».
Choisissez ou créez un compte WhatsApp Business et un numéro, confirmé par le code de Meta. Meta facture ce compte pour les messages : ajoutez un mode de paiement dans WhatsApp Manager.
05 Les modèles et la fenêtre de 24 heures
Dans les 24 heures suivant le dernier message d’un client, vous répondez librement. Ensuite, ou pour lancer une conversation, seul un modèle approuvé par Meta peut partir.
Rédigez les modèles dans WhatsApp Manager et appuyez sur « Sync from Meta ». Sur la fiche du client, choisissez « WhatsApp », un modèle, puis remplissez ses champs.
Les modèles ne vont qu’aux clients qui ont accepté : ils cochent « Message me on WhatsApp » sur votre boutique, envoient START, ou vous appuyez sur « Record opt-in ».
La case de la boutique n’apparaît que si le numéro officiel est connecté, et elle est décochée au départ. Qui envoie STOP, ou la décoche dans son compte, n’en reçoit plus.
06 Un numéro de l’application WhatsApp
L’autre façon relie un numéro de l’application WhatsApp, comme WhatsApp relie un ordinateur. Appuyez sur « Add number », puis « Add & show code ».
Sur le téléphone, ouvrez WhatsApp, touchez « Settings → Linked devices → Link a device » et scannez le code. Une fois « Connected », les messages arrivent dans votre boîte.
07 Le crédit Photo Studio
Image Studio a son propre solde prépayé, sous Settings. Les mises en scène générées et les variantes A/B sont payées par ce solde, à un prix affiché avant de lancer.
Tout comme la rédaction de texte de recherche pour les photos, une fois votre allocation du jour utilisée. Les autres outils photo ne l’utilisent jamais.
Sous « Credit », choisissez un montant à « Add » et payez par carte. Une image ratée ne coûte rien. À suivre : règles du catalogue, rappels et clés de licence.
Next on the path: Module 28, Pricing rules, product facts, recalls and licence keys.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.